Khi môi trường và công việc ngày càng phức tạp và ít theo quy trình hơn, kỹ năng giải quyết vấn đề đã trở thành một trong những kỹ năng thiết yếu nhất ở nơi làm việc hiện đại. Trong cuốn sách này, Charles Conn và Robert McLean, hai quản lý cấp cao từng làm việc tại McKinsey, đã giới thiệu một phương pháp 7 bước đã được chứng minh hiệu quả mà bạn có thể áp dụng để giải quyết gần như mọi loại vấn đề mà các nhân viên của McKinsey sử dụng. Được đánh giá là cuốn sách đáng từng hào 1 bỏ ra, Bookee tin rằng đây sẽ là cuốn sách giúp bạn có được bước đột phá trong công việc.

Vai trò của kỹ năng giải quyết vấn đề trong thế kỷ 21

“Problems are not stop signs, they are guidelines.”

Kỹ năng giải quyết vấn đề đã trở thành một kỹ năng then chốt trong thế kỷ 21. Ngày nay, chúng ta bị bao quanh bởi “Big Data” và các công cụ máy tính tinh vi để mô hình hóa và phân tích. Đồng thời, chúng ta đang đối mặt với những vấn đề lớn hơn, phức tạp và động hơn, và công việc của chúng ta ngày càng ít có cấu trúc hoặc dự đoán được. Các tổ chức cần những con người có thể học nhanh, suy nghĩ phản biện và sáng tạo, và làm việc cùng cả con người lẫn máy móc để giải quyết những vấn đề phức tạp.

Để giải quyết vấn đề tốt, chúng ta cần áp dụng một quy trình chuẩn. Framework 7 bước giải quyết vấn đề của McKinsey chính là giải pháp lý tưởng. Nó cho phép xác định vấn đề rõ ràng, phân chia thành các phần nhỏ, lập kế hoạch và giải quyết một cách có hệ thống. Quy trình này áp dụng được ở nhiều cấp độ và loại hình vấn đề khác nhau từ cá nhân, tổ chức hoặc thậm chí xã hội/chính phủ. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ loại vấn đề nào, từ các vấn đề tuyến tính đơn giản đến những vấn đề có sự phụ thuộc phức tạp.

Nắm vững Framework 7 bước giải quyết vấn đề này, bạn sẽ trở thành chuyên gia giải quyết vấn đề, đáp ứng được mọi thử thách của thời đại mới. Hãy nhanh chóng trang bị kỹ năng quan trọng này nhé!

“Every problem has in it the seeds of its own solution. If you don’t have any problems, you don’t get any seeds.”

Bước 1: Xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết

Hãy hiểu rõ bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề gì dựa trên kết quả mong đợi và khung thời gian. Một vấn đề được định nghĩa rõ ràng sẽ mang lại điểm khởi đầu tốt, tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này trong quá trình ra quyết định. Vấn đề cần mang tính cụ thể và có thể đo lường được, đồng thời cho phép sự sáng tạo và các bất ngờ có thể xảy ra.

Bước 2: Phân tích các yếu tố cấu thành vấn đề

Chia nhỏ vấn đề thành các bộ phận, khía cạnh hoặc các vấn đề đơn giản hơn, để bạn có thể đưa ra các giả thuyết kiểm chứng. Logic tree là một trong những cách hiệu quả nhất để thực hiện điều này.

Logic tree giống như các bản đồ tâm trí của vấn đề để bạn có thể hình dung rõ vấn đề. Bạn có thể sử dụng Logic tree để:

• Nhìn tổng quan tất cả thành phần của vấn đề;
• Xác định các hướng đi và lựa chọn khả thi; và
• Tách biệt và ưu tiên những gì cần ưu tiên (bước 3).

Bước 3: Xác định những ưu tiên – Tinh chỉnh Logic Tree

Mọi tổ chức đều có nguồn lực hữu hạn, và sẽ không có ý nghĩa gì khi cố gắng giải quyết mọi yếu tố trong Logic Tree. Do đó, bước quan trọng là xác định những ưu tiên hàng đầu – những yếu tố then chốt nhất cần tập trung giải quyết.

Bí quyết là tìm ra “critical path” – tập trung nguồn lực vào những điểm đòn bẩy mạnh mẽ nhất, để tạo ra hiệu ứng lớn nhất với chi phí thấp nhất. Đồng thời, cắt bỏ những yếu tố thứ yếu không cần ưu tiên.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch và lịch trình 

Sau khi đã xác định và ưu tiên các khía cạnh then chốt của vấn đề, bạn có thể lập một kế hoạch thực hiện để phân công nhiệm vụ và nguồn lực cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Sách sẽ hướng dẫn bạn cụ thể:

• những điều cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch thực hiện
• trình tự phân tích lý tưởng
• cách sử dụng “One Day Answers” để tổng hợp hiểu biết của bạn và team về vấn đề đó, và
• cách xây dựng cấu trúc và quy trình vững chắc để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả với tư cách là một nhóm.

Bước 5: Phân tích vấn đề một cách khách quan

Với kế hoạch đã định, bạn có thể bắt đầu phân tích vấn đề. Để tiết kiệm thời gian/công sức, hãy bắt đầu bằng các công cụ đơn giản (ví dụ: first‐cut heuristics and root cause thinking) để đưa ra phán đoán ban đầu nhanh chóng. Chỉ sử dụng các công cụ phức tạp cho những khía cạnh ‘khó nhằn’.

Bước 6: Tổng hợp 

Kết hợp các kết luận riêng lẻ từ các bước trước đó thành một bức tranh toàn diện, nhất quán, để bạn có thể kiểm tra tính chính xác của kết luận và thuyết phục người khác rằng giải pháp của bạn là tốt nhất. Thường thì quá trình này sẽ phát hiện ra những hiểu biết mới mẻ mà bạn có thể bỏ sót khi đang chìm đắm trong chi tiết.

Bước 7: Truyền đạt 

Xây dựng một cốt truyện hấp dẫn liên kết vấn đề ban đầu với kết luận cuối cùng. Trình bày một luận điểm chủ đạo, được hỗ trợ bởi situation-observation-conclusion logic từ One-Day-Answers, và các phát hiện từ các bước trước đó.

Framework 7 bước giải quyết vấn đề có thể được sử dụng cho tất cả các loại vấn đề, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gặp phải những vấn đề trong khoảng thời gian dài và mức độ không chắc chắn cao?

Ví dụ, làm thế nào để giải quyết tác động của mực nước biển dâng trong 5 thập kỷ tới, hoặc lựa chọn nghề nghiệp/giáo dục phù hợp với sự không chắc chắn về thị trường việc làm trong 20-30 năm tới? Nhóm McKinsey chia sự không chắc chắn thành 5 cấp độ:

• Level 1: có khoảng thời gian ngắn nhất với mức độ không chắc chắn thấp nhất, ví dụ như dự đoán doanh số cho quý tới.
• Level 2: liên quan đến các kịch bản thay thế phát sinh từ các sự kiện cụ thể, ví dụ Brexit hoặc liệu Vương quốc Anh có rút khỏi EU hay không.
• Level 3: liên quan đến một loạt các kịch bản khả thi và bạn không thể nói kịch bản nào có khả năng xảy ra cao hơn, ví dụ vai trò của nhiên liệu hóa thạch so với các nguồn năng lượng khác trong 15 năm tới.
• Level 4: liên quan đến sự không chắc chắn thực sự – các tình huống mà chúng ta không thể dự đoán được một cách tự tin về các kết quả, ví dụ mực nước biển Manhattan vào năm 2050.
• Level 5: là “những điều chưa biết”. Đó là những điều chúng ta không thể hình dung được (ví dụ như một thiên thạch va chạm vào trái đất) với kiến thức và công nghệ hiện tại.

Bạn hoàn toàn vẫn có thể sử dụng Framework 7 bước giải quyết vấn đề để tìm ra giải pháp. Cách ứng phó phù hợp sẽ phụ thuộc vào (i) bản chất và mức độ không chắc chắn và (ii) khả năng chịu rủi ro của bạn.

©️ Viết/tổng hợp bởi Bookee team, vui lòng không sao chép/re-up dưới bất kì hình thức nào.